Bewaarplicht van (digitale) facturen
De regels over de fiscale bewaarplicht van digitale documenten staan omschreven in het document ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ van de Belastingdienst.
Bewaarplicht voor de Belastingdienst
Een voorwaarde die de Belastingdienst heeft voor het bewaren van facturen is dat ze binnen een ‘redelijke termijn’ zijn op te vragen. Wat inhoud dat als de Belastingdienst een controle wil uitvoeren dat ze geen maanden moeten wachten op de facturen voor de controle.
Buiten de termijn over het opvragen stelt de Belastingdienst dat de documenten moeten worden opgeslagen in de vorm waarin ze binnenkomen. Echter is er een andere optie. De originele documenten mogen worden ‘geconverteerd’ waardoor ook scans van papieren facturen gezien worden als “vorm waarin ze binnenkomen”.
Conversie van fysiek naar digitaal
Om een succesvolle conversie van fysiek naar digitaal uit te voeren heeft de Belastingdienst zes voorwaarden opgesteld:
- Alle gegevens moeten overgezet worden.
- Alle gegevens moeten inhoudelijk juist zijn.
- De gegevensdrager moet de hele bewaartermijn beschikbaar zijn.
- De geconverteerde gegevens zijn binnen redelijk tijd (re)produceerbaar en leesbaar.
- De geconverteerde gegevens zijn binnen redelijke tijd uit te voeren.
- De uitkomsten worden vanuit de interne controle bewaard. Denk aan de afstemming met oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.
Deze voorwaarden spreken voor zichzelf maar zijn toch belangrijk om benoemd te hebben.
Bewaartermijn van digitale facturen
Wanneer aan de voorwaarden van de conversie wordt voldaan geeft de Belastingdienst aan dat de bewaartermijn van facturen in principe zeven jaar is (10 jaar voor facturen omtrent onroerend goed).
Klein stukje advies van ons: ben je voornemens om papieren facturen weg te gaan gooien? Het mag, maar informeer de belastinginspecteur hier van tevoren over. Dan kunnen er achteraf geen problemen ontstaan.
