Zo komen facturen nooit meer als verrassing

Na het plaatsen van een order kan er nog van alles gebeuren. Tussen het bestel- en ontvangstmoment kan vertraging van transport optreden, prijzen kunnen wijzigen, er kunnen onvoorziene bijkomende kosten door een leverancier gerekend worden, de order kan incompleet of helemaal niet geleverd worden…

Veel factoren die ervoor kunnen zorgen dat de inhoud van een factuur niet correspondeert met de order(bevestiging).

Mismatch factuur

Bij menselijke factuurafhandeling komen dit soort zaken vaak pas aan het licht op het moment dat een factuur betaald moet worden – áls ze al aan het licht komen. Op de financiële afdeling is dus nauwelijks zicht op kosten die gemaakt moeten worden, totdat ze daadwerkelijk gemaakt worden.

En komt er dan een factuur van 2.500 euro binnen, terwijl een bedrag van 2.000 euro volgens orderbevestiging ingecalculeerd was? Dan heeft het nog heel wat voeten in de aarde om dat tijdig te signaleren en te achterhalen waar ‘m het verschil in zit.

Het resultaat? De factuur wordt ‘toch maar gewoon’ goedgekeurd, want hij moet nu eenmaal betaald worden.

Boost voor budgetbewaking

En dat is zonde. Want als je aan de voorkant al vastlegt welke kosten je verwacht te moeten maken en dus met welke facturen rekening gehouden dient te worden, geef je je cashflowberekening en budgetbewaking een fikse boost.

WorkFlowWise GO-Spend maakt je dat gemakkelijk, en zorgt ook nog eens voor geautomatiseerde factuurmatching. Hiermee behoud je de controle over het gehele proces van uitgaande geldstromen en komen verschillen, fouten en ontbrekende gegevens direct boven water.

Hoe werkt factuurmatching?

GO-Spend zorgt ervoor dat menselijk handelen bij het boeken van facturen tot een minimum kan worden beperkt. Het enige dat jij hoeft te doen is het invoeren van contracten, inkooporders en ontvangstbevestigingen, en op het moment dat facturen binnenkomen, doet GO-Spend de rest.

Een robot in onze applicatie matcht binnenkomende papieren en elektronische facturen met de vooraf geregistreerde verwachte kosten. Komen deze overeen, dan hoeft er geen mens meer aan te pas te komen en zal de betaling geautomatiseerd worden gedaan. Klopt er iets niet? Dan maakt GO-Spend direct een automatische workflow aan.

Er wordt een audit trail gecreëerd waarin de discrepantie wordt geduid, en de persoon die daartoe geautoriseerd is zal een taak krijgen toegewezen om uit te zoeken waar het probleem zit.

Dit is GO-Spend

Dat geldt ook voor periodieke afschrijvingen die aan contracten toebehoren. Wanneer iedere maand bijvoorbeeld standaard 2.000 euro huur afgeschreven wordt is er niets aan de hand. Zodra het bedrag ineens afwijkt wil je dat de contracteigenaar hier direct van op de hoogte wordt gesteld. GO- Spend doet dat direct: er komt een alert in de werklijst van de betreffende persoon, zodat meteen geacteerd kan worden.

Een eenmalige ophoging kan natuurlijk kloppen, denk bijvoorbeeld aan gemaakte onderhoudskosten, maar dan nog wil je er misschien zelf nog voor kiezen om daarvan een losse factuur in te boeken op een andere financiële entiteit. Waar dat er normaal ‘tussendoor zou glippen’, attendeert GO-Spend je tijdig.

Met GO-Spend zorg je er dus voor dat een mismatch je nooit meer ontgaat, en dat je dus zo min mogelijk onnodige kosten maakt. Budgetbewaking en nauwkeurig inzicht in je cashflow was nog nooit zo makkelijk.