Excel vs low-code platforms: kies voor de veiligste optie

Vooropgesteld: Excel is een fantastische tool om werkprocessen mee te documenteren. Iedereen heeft toegang tot bedrijfssheets, Excel kan gekoppeld worden aan verschillende externe systemen en het programma is gemakkelijk te bedienen.

Toch is Excel anno 2019 ingehaald door low-code platforms: de veiligere, duurzamere en meer geavanceerde grote broer. Low-code platforms kunnen alles wat Excel kan, maar dan net iets beter. We zetten de voordelen voor je op een rij.

Compliant aan GDPR

Low-code platforms zijn veiliger. Waterdichter, zeker als je ze in het licht bekijkt van de privacywetgeving. Dat kunnen we mooi illustreren aan de hand van de volgende casus. Stel, jij documenteert in- en verkooporders inclusief de adres- en contactgegevens van klanten.

Doe je dit in Excel, dan kan weliswaar iedereen ermee werken, maar dat betekent ook dat ieder individu binnen jouw organisatie daartoe automatisch geautoriseerd is. Je kunt weliswaar een wachtwoord instellen, maar wanneer dit eenmaal op straat ligt, geldt hetzelfde voor alle persoonsgegevens waarmee je werkt.

Low-code platforms bieden de mogelijkheid om rolgebonden toegang te verlenen tot (delen) van documentatie. Je damt hiermee veiligheidsrisico’s in en verzekert je ervan dat access rights alleen verleend worden aan medewerkers voor wie bepaalde data relevant zijn.

Eén waarheid

Ten tweede ondervangen low-code platforms menselijke missers en vergroten ze het gebruiksgemak van bedrijfsdocumenten. Een platform staat centraal opgeslagen in de cloud, iedereen die daartoe geautoriseerd is kan erbij vanaf iedere wenselijke locatie en device, en als er ingelogd wordt is er maar één versie waartoe men toegang heeft.

Dat wil bij Excel nog wel eens anders zijn. Bestanden kunnen op verschillende locaties worden opgeslagen, er wordt gekopieerd en geplakt en het komt zelfs voor dat hele bestanden per ongeluk worden verwijderd. Versieproblemen zijn vaak onvermijdelijk, hoe onbedoeld de fouten van medewerkers ook zijn.

Bij een low-code platform is daarentegen sprake van een single source of truth. Fouten zijn nooit onherroepelijk, want alles staat veilig in de cloud. En omdat er maar één waarheid is, kun jij je medewerkers beter vertrouwen én krijgen zij meer vertrouwen in het eigen handelen. Ook al wordt er een wijziging aangebracht die later niet blijkt te kloppen, ‘oude’ documenten kunnen altijd weer teruggehaald worden.

Universeel platform

De afhankelijkheid van individuele kennishouders is met low-code platforms ook verleden tijd. Bij het gebruik van Excel is vaak sprake van één beheerder die de sheet heeft aangemaakt en alle functionaliteiten kent. Zodra deze medewerker wegvalt, gaat zijn of haar kennis ook verloren. Gevolg: maanden later moet deze inmiddels ex-medewerker soms nog gebeld worden om na te vragen hoe cellen kunnen worden aangepast of hoe complexe formules in de sheet nu eigenlijk in elkaar steken.

Gebruikers van low-code platforms hoeven geen data-experts te zijn. De platforms zijn een visuele weergave van de database waaromheen ze gebouwd zijn, en medewerkers hoeven slechts een formulier in te vullen om ‘het goed te doen’.

Vergis je dus niet: procesmatige spreadsheets zijn ‘gewoon’ werkprocessen die cruciaal zijn voor je organisatie. Zorg er dus voor dat veiligheid gewaarborgd wordt en dat risico’s op verlies of verkeerd gebruik van documenten tot een minimum worden beperkt.

Meer weten over de mogelijkheden van een low-code platform om dat te bewerkstelligen? Neem gerust contact op.