Project Factuurverwerking: Deel 2 - De scoping
De scope van het project
Voordat we starten met een project voor de digitale verwerking van facturen is het belangrijk om een goed scope te bepalen en deze af te stemmen met de organisatie.
Factuurverwerking kan prima als een standalone project worden opgepakt. Het is wel goed om na te denken over de andere mogelijkheden die door dit project ontstaan. De meeste aanbieders van digitale factuurverwerking bieden ook allerlei nuttige extra’s. Denk aan het vastleggen van inkopen, contracten en zelfs de medewerkerdeclaraties.
Bij deze projecten is tijdsbesparing altijd het doel. Echter zijn er meer doelen te definiëren. Bepaal van tevoren wat het gewenste resultaat van het project is.
Hierbij een aantal voorbeelden:
- Grip op de uitgaven: Denk hierbij aan het vastleggen van verplichtingen. Hierdoor is intern bekend wat de verwachte uitgaven zijn voor de factuur verstuurd is.
- Fraude tegengaan: Door een aantal belangrijke controles in te bouwen in de factuurverwerkingssoftware kan een bedrijf de kans op fraude minimaliseren.
- Feilloze factuurmatching: Wanneer er in het ERP-systeem orders en ontvangsten worden vastgelegd kan factuurverwerkingssoftware dienen als een matchingsysteem waarbij geprobeerd wordt om zonder menselijke tussenkomst een 3-way match te maken.
Kortom, denk aan de wensen en behoeften van de organisatie en bespreek deze ook met potentiële leveranciers. Zorg ervoor dat op grote lijnen de scope bekend is om onduidelijkheid te voorkomen. Gedurende het project/keuzetraject kan het uiteraard zijn dat op detailniveau wat wijzigingen plaatsvinden maar de grote lijnen van de scope zijn wel al bepaald.
TIP: Bespreek de scope met de mogelijke leveranciers en laat je voor het definitief afhameren van de scope informeren door deze leveranciers.
