Project Factuurverwerking
We beginnen met de vraag: Waar staat de organisatie nu?
Om te bepalen wat en waar je heen wilt als organisatie is het goed om even in de helikopter te stappen en te bepalen wat de huidige status van de administratie is.
Fase 1: Operationele chaos
In dit stadium is er weinig tot niets (digitaal) gestructureerd op de afdeling en worden alle facturen verwerkt op papier en ook op papier de organisatie doorgestuurd. Dit resulteert in een chaotische manier van administreren en verwerken van de facturen. Facturen raken kwijt, de huidige status is onbekend en alles moet handmatig verwerkt worden.
Fase 2: Digitale evolutie
Dit is de 2e fase van digitale factuurverwerking. In deze fase werken we met digitale facturen, veelal in PDF formaat. Hier helpt automatisering de mens en zorgt ervoor dat er efficiënter gewerkt wordt. Facturen worden digitaal rondgestuurd en het voeren van een fysieke archiefkast is overbodig. Dit resulteert in een snellere en betere factuurverwerking dan de operationele chaos zoals hiervoor beschreven.
Fase 3: Lights out accounting
De meest geavanceerde manier van factuurverwerking op dit moment. In deze fase wordt een groot deel van de facturen verwerkt door een robot. Als concreet voorbeeld: Er zijn orders en ontvangsten geregistreerd (in het ERP of het Purchase-to-Pay (P2P) pakket), hierna komt de factuur. Deze wordt in de werklijst van een robot gezet en die matcht de factuur met de ontvangst en order. Wanneer zowel de prijs als de aantallen overeenkomen. Verwerkt de robot deze automatisch en stelt deze betaalbaar in het financiële systeem of ERP-pakket. Door de goede voorbereiding van order en ontvangst en het juist inzetten van de robot heeft geen mens deze factuur hoeven behandelen.
In welke fase bevindt de organisatie zich?
Het is belangrijk om te weten waar je organisatie zich op dit moment bevindt. De ambitie om vanaf papier naar het volledig robotiseren van de administratie blijkt in de praktijk een zeer grote stap. Daarom raden wij altijd aan om de bovenstaande fases stuk voor stuk door te lopen en niet proberen af te snijden.
