Optimale factuurverwerking met OCR-as-a-Service

Hoewel je al je facturen ongetwijfeld het liefst allemaal als XML, gestroomlijnd en op eenduidige wijze zou binnenkrijgen is dat nu eenmaal niet het geval. Veel facturen komen binnen op PDF en op papier. Deze facturen moeten dan gescand en/of geïmporteerd worden. Daarna moet nog de herkenning toegepast worden waarbij handmatige optimalisatie niet te voorkomen is.

Ook dan zijn er nog hobbels en valkuilen:

• De kwaliteit van de facturen moet voldoende zijn voor de OCR-software – oftewel de leesbaarheid van facturen, kwaliteit van de scans maar ook of de bedragen niet in grijze blokken staan, etc.;
• Na veel optimalisatie wordt een herkenningspercentage van 85% bereikt, maar dan is het tijd om de ontbrekende velden handmatig te vullen;
• Tenslotte moet de OCR worden getraind.

Ergens daarna kan er eindelijk worden overgegaan op het coderen van de factuur.

Een tijdrovende en foutgevoelige klus.

Kwaliteit, efficiëntie en gemak

OCR-as-a-Service, onderdeel van WorkFlowWise GO-Spend, neemt nagenoeg al deze handelingen over en verhoogt daarbij het herkenningspercentage ook nog eens significant. Ook de kwaliteit van deze herkenning – foutief herkende velden zijn nog vervelender dan niet herkende velden – is aanzienlijk hoger dan bij een standaard OCR on-premise situatie.

Betere kwaliteit – hoe dan?!

De kwaliteit van de herkenning is beter op zowel het aantal posities dat herkend is als op accuratesse daarvan. Heeft twee belangrijke redenen:

Industrial grade capture

De OCR-machine van onze service schaf je als individueel bedrijf niet snel aan om op de eigen server te laten draaien. Niet alleen de kosten om deze service draaiende te houden, het geheugen en processorkracht zijn pure overkill voor één bedrijf. Omdat onze OCR-service voor honderden bedrijven de herkenning doet kunnen wij dit voor een redelijke prijs aanbieden en was het voor ons een snelle beslissing om te investeren in industrial grade capture.

Wisdom of the crowd

Dat wij voor zoveel bedrijven de herkenning als een service doen heeft nog een voordeel de afnemer. Namelijk dat alle optimalisaties die ooit plaats hebben gevonden op factuur lay-out van een leverancier centraal zijn opgeslagen. Daardoor kan je als nieuwe klant direct gebruikmaken van alle optimalisaties die in het verleden al gedaan zijn. Wat je hier in de praktijk van merkt? Weinig, behalve dan dat je snel de beschikking hebt over best-in-class herkenning; als een service uitgevoerd.

Tijds- en kostenbesparing

Dankzij de korte verwerkingstijden – een standaard set facturen wordt binnen een minuut opgepikt en staat binnen enkele minuten herkend in de werklijst – liggen tijds- en kostenbesparingen voor het oprapen. En wil je nóg een stap verder, dan kun je binnen GO-Spend ook nog opteren voor gegarandeerd onfeilbaar resultaat.

Hoe? Onze validatieservice. Met deze service garanderen wij dat alle velden van geïmporteerde facturen herkend worden met het hoogst mogelijke betrouwbaarheidspercentage. Dat doen we met ons eigen WorkFlowWise validatieteam. Alle facturen die automatisch herkend zijn, gaan bij deze variant eerst langs dit team voor handmatige validatie. Dit geeft jouw medewerkers de gelegenheid zich bezig te houden met vakinhoudelijke zaken, in plaats van het noodzakelijke kwaad dat factuurherkenning nu eenmaal is.

Bovendien sorteer je hiermee voor op lights out accounting. Maar daarover meer in ons volgende blog...