WTH Vloerverwarming

De uitdaging

Facturen raakten verdwaald in de papiermolen, en de factuurstatus was nooit duidelijk zonder het tijdrovende graven naar meer informatie.

De oplossing

Een geautomatiseerd en papierloos proces heeft geleid tot een vereenvoudiging van de procedures en heeft meer inzicht in de status van facturen en betalingen gegeven. GO-Spend is web-based en kan overal met een eenvoudige internetverbinding worden benaderd, dit heeft het proces van goedkeuring aanzienlijk versneld.

Gekoppeld aan het volgende systeem;

Microsoft Dynamics NAV

Gebruikte app: GO-Spend

Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.

De voordelen

• Papierloos werken betekent geen verloren facturen meer en een snellere proces.
• Facturen kunnen overal worden beoordeeld en goedgekeurd dankzij de web-based oplossing.
• Maandafsluiting en rapportage worden sneller gerealiseerd, en bespaart elke maand enorm veel tijd.
• Dankzij een snellere factuurverwerking kan het verkoopteam zich weer richting op het creëren van zakelijke kansen.

Reference Case WTH Vloerverwarming

Als marktleider in Nederland op het gebied van vloerverwarming heb je te maken met een grote papierwinkel. Daar wilde men verandering in brengen bij WTH in Dordrecht. Applicatiebeheerder Dennis van Oostenrijk is daarom enthousiast over de keuze voor GO-Spend: “Facturen slingerden overal rond, maar sinds 2007 zijn ze volledig traceerbaar door de software van WorkFlowWise. Dankzij het digitale archief hebben we meteen inzicht. De procedures zijn helder en de medewerkers zijn zich veel meer bewust geworden van de status van facturen. Een grote winst.

“De administratie wordt bijgehouden op ons kantoor in Dordrecht waar de financiële administratie uit zeven medewerkers bestaat. Dennis van Oostenrijk verteld: “We wilden af van het papierwerk. Bovendien wilden we het coderen van facturen vereenvoudigen. Door de OCR – optische herkenning – wordt meteen gescand wat de factuurdatum is, de leverdatum, het bedrag, de betaaldatum en dergelijke. Facturen gaan meteen het digitale archief in dus ze zijn nu altijd traceerbaar.’

"De snelheid in de procedures is enorm verhoogd"

“Als de factuur binnen is, wordt hij gescand en meteen intern doorgestuurd. Doordat de applicatie web-based is kunnen budgethouders, die vaak onderweg zijn, nu ook thuis hun facturen beoordelen en goedkeuren. Facturen blijven niet meer onnodig lang liggen,” aldus Van Oostenrijk.

Snellere rapportage

Gevolg van de hogere omloopsnelheid van factuurverwerking is dat ook de maandafsluiting en rapportage sneller gerealiseerd zijn. “We weten precies wat er uitstaat en kunnen dat vanuit onze grootboekrekeningen in één keer meenemen. Vanuit ons digitale archief hebben we meteen inzicht en kunnen we heel gemakkelijk lijsten en rapporten selecteren en sorteren,” zo legt Van Oostenrijk uit. Hij is tevens erg tevreden over de hulp en adviezen van WorkFlowWise.

“De implementatie is heel erg goed gegaan. We hebben drie maanden gemiddeld twee dagen per week een consultant in huis gehad. Hij hielp ons bij het vaststellen van de procedures en mandaten. We konden eigenlijk meteen daarna aan de slag met het pakket. Bij de helpdesk heb je nooit wachttijden en word je meteen geholpen. WorkFlowWise is een voorbeeld van de digitale toekomst. Een aanrader voor iedereen.”