Sector
Scheepvaart
Contact
Roel Schellekens
Hoofd Finance
FTE
250+ fte
De uitdaging
Drie verschillende purchase-to-pay workflows zorgen voor een gecompliceerde situatie die een ERP-systeem niet gemakkelijk kan verwerken.
De oplossing
Verschillende workflows kunnen gemakkelijk beheerd en opgezet worden in GO Spend. De verschillende processen zijn nu sneller en gemakkelijker, ongeacht de operationele divisie of afdeling.
Gekoppeld aan het volgende systeem;
SAP
Gebruikte app: GO-Spend
Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.
De voordelen
- Alle afdelingen maken nu gebruik van dezelfde software, maar kunnen hun eigen unieke workflows behouden.
- De initieel complexe situatie is vereenvoudigd en geautomatiseerd, met een helder overzicht als resultaat.
- Bestellingen worden automatisch in GO Spend geverifieerd, resulterend in meer controle over uitgaven.
- Zelfs niet-dagelijkse gebruikers vinden de software gebruiksvriendelijk
Reference case Thyssenkrupp Veerhaven
ThyssenKrupp Veerhaven, sinds 1967 onderdeel van het Duitse Thyssen-concern, is een van de modernste en meest toonaangevende duwvaartrederijen op de Rijn. Eveneens treedt ThyssenKrupp Veerhaven op als zeehavenexpediteur voor de havens van Amsterdam, Rotterdam en Antwerpen (ARA-havens).
De duwvaart over de Rijn bevoorraadt de Duitse staalindustrie in Nordrhein Westfalen. Mede door de goed geoliede organisatie van ThyssenKrupp Veerhaven worden alle handelingen economisch en ecologisch verantwoord uitgevoerd. Zo ook de administratieve processen. Roel Schellekens, Hoofd Finance van ThyssenKrupp: “Om maximale grip te hebben op de verschillende inkoopstromen, zijn wij in zee gegaan met WorkFlowWise.”
Drie divisies, drie manieren van werken
“Wij hebben drie operationele afdelingen: De Kapiteinskamer, de Nautisch Technische Dienst en de Afdeling Rijnvaart. Deze afdelingen werken alle drie op geheel eigen wijze. Daardoor hebben we te maken met drie verschillende inkoop- en factuurstromen. Al met al een complexe situatie. WorkFlowWise heeft een koppeling gemaakt met ons SAP-systeem en ondersteunt de drie verschillende manieren van werken”, vertelt Schellekens.
“Wij werken sinds 2008 naar volle tevredenheid met het GO-Spend pakket. De flexibele oplossing die onze verschillende manieren van werken ondersteunt en de bewezen koppeling met SAP waren voor ons doorslaggevend in de keuze”, legt Roel Schellekens uit. “Onze Nautisch Technische Dienst (verantwoordelijk voor het totale onderhoud van de vloot) maakt de inkooporders nu aan in GO-Spend. Ook ontvangsten worden in GO-Spend geregistreerd, waarmee de ontvangen inkoopfacturen worden gecontroleerd”, vertelt Schellekens.
De Kapiteinskamer regelt allerlei diensten voor schepen die in de haven liggen. Deze diensten worden bij allerlei leveranciers ingekocht, wat resulteert in een geavanceerde administratieve afhandeling. “In SAP registreren wij de verkoop en vanuit GO-Spend regelen we de inkoop. Omdat de inkoop leidend is, versturen wij verkoopfacturen vanuit SAP op basis van de inkoopgegevens in GO-Spend.”
De derde factuurstroom heeft betrekking op de Afdeling Rijnvaart (verantwoordelijk voor de coördinatie van de vloot). Aan deze facturen liggen geen inkooporder en ontvangst ten grondslag. Ze worden daarom bij binnenkomst gescand en vervolgens ter goedkeuring digitaal doorgestuurd naar de betreffende managers. “Al met al kunnen we zeker zeggen dat de tools die WorkFlowWise ons geleverd heeft, zeer gebruiksvriendelijk zijn. Ook voor medewerkers die er niet dagelijks mee bezig zijn”, besluit Roel Schellekens.
