SDU Uitgevers

De uitdaging

Sdu Uitgevers wilde meer administratief inzicht om financiële verplichtingen te optimaliseren, maar wel met een ongecompliceerde workflow.

De oplossing

Een speciaal projectteam bij Sdu Uitgevers heeft GO-Spend geselecteerd vanwege de flexibiliteit. Rekening houdend met het creatieve proces waar haar medewerkers een beroep op doen, worden de workflows in GO-Spend aangepast aan de exacte behoeften van Sdu.

Geïntegreerd met Exact Financials.

Gebruikte app: GO-Spend

Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.

De voordelen

• Dankzij een persoonlijk mandaat en voorgeschreven budget kunnen alle 500 werknemers inkopen doen en facturen goedkeuren.
• Het vinden van een factuur of inkooporder is nog nooit zo eenvoudig geweest, en iedereen heeft toegang tot hun eigen gegevens.
• De verbeterde inzichten op het volume bij leveranciers is een enorm voordeel voor de productie en marketing afdelingen.
• Eenvoudige controle betekent meer grip en zicht op de status van orders en contracten.

Reference case van SDU Uitgevers

Als multimediale uitgever van vakinformatie voorziet Sdu Uitgevers zijn klanten dagelijks van onmisbare beroep specifieke informatie. Met meer dan 500 medewerkers die jaarlijks aan ruim 3000 publicaties werken was het beheren van het operationele inkoopproces een uitdaging. Sdu Uitgevers kent vier hoofd inkooptypen (Productie, Marketing, Redactie en Projecten) en de inkoop gebeurt verspreid in de organisatie. Vrijwel iedere medewerker koopt wel eens wat in, van een foto of een artikel tot een zaal voor een congres of een actiewebsite.

Maarten Ruijs, Financieel Manager bij Sdu Uitgevers, schetst de situatie. “Als financiële afdeling wilden wij meer inzicht hebben in de details voor de opbouw van onze verplichtingenadministratie. Vooraf weten welke facturen te verwachten zijn om zo beter op onze financiële verplichtingen te kunnen sturen. Vanwege onze creatieve processen is het belangrijk om het proces zo flexibel mogelijk te houden en zoveel mogelijk bij onze workflow te laten aansluiten. Dit proces is naar onze wensen ingericht binnen GO-Spend”.

Van business requirements naar goede software oplossing

Maarten Ruijs: “Voor de keuze van een leverancier hebben we een projectgroep samengesteld die een dwarsdoorsnede van onze organisatie vormt. Mensen uit de business (marketeers en redacteuren), maar ook iemand van IT, de financiële administratie en onze CFO. Op deze manier borgden we een breed draagvlak voor onze uiteindelijke keuze”. GO-Spend kwam als beste uit de bus. Zij scoorden het hoogst op de in de RFI gestelde eisen en sprongen er met name uit als het om de zachte factoren gaat. Maarten Ruijs: “Zij toonden aan dat ze de situatie bij Sdu goed snapten en durfden mee te denken over de pragmatische invulling van het project ‘Harmonisatie Inkoopproces’”.

Winst behalen door grip en zicht op de status van orders en contracten

De voordelen na de implementatie van GO-Spend zijn legio voor Sdu. In de eerste plaats handelen medewerkers hun taken sneller af dankzij hun mandaat om zelf inkopen en facturen goed te keuren binnen de gestelde budgetten. Daarbij vereenvoudigt de digitalisering van het purchase-to-pay proces het vinden van een factuur of inkooporder op elk gewenst moment. De afdelingen productie en marketing profiteren het meest van het verbeterde inzicht in het volume bij leveranciers. Maarten Ruijs: “We hebben substantiële winst behaald uit deze verbeterslagen. Nu ook de naleving van contracten via GO-Spend transparant is, wordt het eenvoudiger ze goed te monitoren.”