Royal Sens

De uitdaging

Handmatig verwerken van duizenden facturen was ontzettend arbeidsintensief door veel regels en afwijkingen ten aanzien van de bestellingen.

De oplossing

GO-Spend vergelijkt relevante gegevens op facturen met de orders en ontvangsten in het maatwerk productie systeem. De software herkent ook de logica van verschillende eenheden, die door leveranciers soms anders worden genoteerd dan dat Royal Sens dat doet.

GO-Spend is gekoppeld aan;

Common Sens - Eigen productiesysteem van Royal Sens
AccountView - ERP

Gebruikte app: GO-Spend

Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.

De voordelen

• Facturen worden automatisch gekoppeld aan de bestelling en ontvangst in het maatwerk productiesysteem.
• Alle regels en afwijkingen op een factuur t.o.v. de bestelling worden automatisch herkent.
• Op het inboeken van facturen heeft Royal Sens 0.5 FTE kunnen besparen.
• Doorlooptijd van facturen en foutgevoeligheid is sterk afgenomen.

Reference case Royal Sens

Veel organisaties kiezen voor de professionele oplossingen van WorkFlowWise. Zij hebben daarmee volledige grip op de uitgaven van de organisatie. Leendert Karreman, Hoofd Administratie bij Royal Sens, vertelt met enthousiasme over zijn ervaringen, en hoe het implementeren van de software is gegaan.

Royal Sens produceert etiketten voor verpakkingen. Vanuit de fabriek in Rotterdam worden jaarlijks miljoenen etiketten geproduceerd voor verschillende klanten. Het verwerken van de inkoopfacturen was altijd een arbeidsintensieve handeling. Helemaal omdat de facturen handmatig gecontroleerd werden met de bestellingen en ontvangsten uit het productiesysteem Common Sens. Common Sens is een systeem waaruit bestellingen worden gestuurd naar de leveranciers en binnengekomen goederen worden geregistreerd.

Karreman: "De facturen die wij binnenkrijgen hebben veel regels en afwijkingen ten aanzien van de bestelling. Het bewaken van het papieren proces kostte daarom altijd veel tijd. Het mooie van GO-Spend is dat de inkoopfacturen op regelniveau worden vergeleken met de orders en ontvangsten in Common Sens".

Factuur effectief gematcht met bestelling en ontvangst

Met GO-Spend worden de relevante gegevens afgelezen van de factuur en automatisch gekoppeld met de bestelling en ontvangst uit Common Sens. Zo worden afwijkingen door GO-Spend gesignaleerd en naar de juiste persoon gestuurd voor afhandeling. "Daarnaast hanteren onze leveranciers soms andere eenheden dan wij intern hanteren. Een voorbeeld hiervan zijn de kosten voor de grondstof papier. Papier wordt in kilo’s gefactureerd, maar in vellen ingeboekt. GO-Spend is zo ingesteld dat het die logica kan herkennen. Factuurregels worden omgerekend naar de besteleenheid en de medewerkers gemoeid met het coderen en inboeken van de facturen kunnen efficiënter werken. Op het inboeken van facturen hebben we 0.5 FTE weten te besparen", aldus Karreman.

Rust op de afdeling

"Wij hebben voor GO-Spend gekozen, omdat de oplossing ontwikkeld is met de financiële functie in gedachten. Niet alleen kunnen er geen onjuiste betalingen verricht worden, maar met de gedigitaliseerde workflow is het goedkeuringsproces versneld. Daarnaast is elke factuur altijd inzichtelijk via het digitale archief. "Voor de implementatie van GO-Spend slingerden er meerdere kopieën van een factuur in de organisatie. Hierdoor wisten we niet wat de status van een factuur was. Nu kan iedereen in het systeem zoeken bij wie een factuur staat ter goedkeuring en waarom. Elke medewerker kan, bij wijze van spreken, een leverancier vertellen waarom een factuur nog niet is betaald. Een ander voordeel is dat een digitale paraaf overal hetzelfde is. Met een papierstroom kan je nog hebben dat dezelfde persoon verschillende parafen heeft. Dat is nu verleden tijd. We werken nu met een betrouwbaar proces", vertelt

Karreman. Het factuurverwerkingsproces is minder foutgevoelig en de doorlooptijd van facturen is afgenomen.

GO-Spend gekoppeld aan AccountView en Common Sens

Bij Royal Sens is een koppeling gemaakt met het financiële systeem AccountView en het productiesysteem Common Sens voor de import van bestellingen en ontvangsten. Karreman: "Als een factuur in AccountView vrij wordt gesteld voor betaling, is dit per definitie altijd goed. Door het goedkeuringsproces digitaal in te richten via GO-Spend wordt de financiële administratie betrouwbaar." Karreman is tevreden met het gebruik van GO-Spend.

Op de vraag of hij andere financiële managers zou aanraden om het factuurverwerkingsproces te digitaliseren zegt hij lachend, “Ik snap niet dat er nog bedrijven zijn die facturen handmatig verwerken”.

“De voordelen van het digitaal verwerken van facturen en het matchen van deze facturen met de goederenontvangst zijn zowel kwantitatief als kwalitatief meetbaar. Leendert: "Voordelen die wij ervaren zijn onder andere dat de facturen niet meer kwijtraken, we besparen tijd doordat wij geen uitzoekwerk meer hebben, de doorlooptijd is verkort, de afwijkingen op prijsverschil worden automatisch herkend en de accountant is altijd blij".