OSN Nederland

De uitdaging

Door statische workflows, kwijtgeraakte facturen en slechte factuurherkenning was het proces traag en foutgevoelig.

De oplossing

Zonder het bestaande proces te veranderen is het geïmplementeerd in GO-Spend, waardoor workflows geautomatiseerd zijn en er een digitaal archief beschikbaar is waar alle relevante gegevens omtrent een factuur of contract worden opgeslagen.

Gekoppeld aan Exact Globe. 

Gebruikte app: GO-Spend

Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.

De voordelen

• Nooit meer zoekgeraakte facturen of onduidelijke verwerking van facturen.
• Facturen worden door vooraf gestelde regels in de goedkeurmatrix nu automatisch aangeboden aan de juiste persoon.
• OSN kan nu gemakkelijk boeken op de relevante kostenplaats en de goedkeuring is geautomatiseerd.
• Door duidelijk te communiceren was het voor OSN tijdens de implementatie altijd duidelijk wat er nog gedaan moest worden en door wie.

Reference case OSN Nederland

OSN is een snelgroeiende organisatie die zich bezighoudt met levering en onderhoud van multifunctionele printers. Ook richt OSN zich op het adviseren, installeren en onderhouden van software op het gebied van digitale documentverwerking.

Karen den Braven, teamleider administratie bij OSN, vertelt waarom OSN koos voor GO-Spend, hoe het project verliep en welke voordelen zij nu hebben.

Van een oud naar nieuw systeem

Bij OSN werkte ze voorheen al met een systeem voor digitale factuurverwerking. “Het systeem voldeed niet meer aan de eisen. De workflow was statisch, facturen raakten kwijt, de factuurherkenning was slecht en het programma was heel traag,” aldus Karen.

Het systeem was na drie jaar al toe aan vervanging. Dit was ook de reden voor OSN om te kijken wat de markt te bieden had.

Partnership met WorkFlowWise

In 2015 sloten WorkFlowWise en OSN een partnership. Dat zorgde bij Karen voor een dilemma. “We hebben toen nagedacht over wat we zouden doen. Maken we eerst een selectie van softwareleveranciers of gaan we direct met WorkFlowWise praten? We besloten uiteindelijk om eerst met WorkFlowWise te praten. Uiteraard hebben we wel gezegd dat we naar andere partijen zouden kijken als GO-Spend niet aan onze wensen zou voldoen. Maar dat is niet het geval geweest.”

Demonstratie van WorkFlowWise

GO-Spend Karen zag direct een paar voordelen van GO-Spend. “Door de demonstratie werd ik enthousiast. De kleurtjes, de indeling, het zag er allemaal veel moderner en makkelijker uit. In het oude systeem moesten wij per factuur boeken op de grootboekrekening. Een voordeel van GO-Spend is dat de factuur ook op kostenplaats te boeken is. “Daarnaast is het ook makkelijker om facturen heen en weer te sturen tussen mensen. Je kunt heel snel om akkoord vragen. En alles wordt gelogd, waardoor je altijd de geschiedenis van de factuur ziet.”

Een helder proces

Het proces is volgens Karen in grote lijnen hetzelfde gebleven. OSN kreeg facturen al digitaal binnen en een enkeling per post. Toch zijn er een paar verbeteringen in het proces.

“In het oude systeem moest je per factuur kijken onder welke grootboekrekening hij geboekt moest worden en naar wie de factuur toe moest. We hadden twee mensen met daarnaast allemaal second opinion goedkeurders. Die bepaalden waar een factuur heen moest.”

Dit was volgens Karen vooral lastig bij goedkeuren. “Soms was het niet helemaal duidelijk wie de factuur moest goedkeuren. Als de factuur dan bij de verkeerde persoon terecht kwam ontstond er veel onduidelijkheid. Dan werd de factuur gekilled en begon het hele proces opnieuw.”

Karen geeft aan dat met GO-Spend OSN facturen kan boeken op kostenplaats. Ook is het goedkeuren van facturen nu volledig geautomatiseerd. In het oude systeem moest men nog zelf kiezen wie de factuur moest goedkeuren. Door de goedkeurmatrix van GO-Spend gaat dit nu volledig automatisch. Facturen worden door vooraf gestelde regels nu aangeboden aan de juiste persoon. Een flinke vooruitgang.

Duidelijke communicatie

Over de projectaanpak zegt Karen het volgende: “Ik vond dat er meer bij het project kwam kijken dan ik in eerste instantie dacht. Gelukkig werd er vanuit WorkFlowWise duidelijk gecommuniceerd. Ik kreeg een document waarin helder stond omschreven wat ik allemaal moest regelen op zowel functioneel als technisch vlak. Zo kon ik punt voor punt afstrepen.

“Op basis van de interviews heeft de GO-Spend consultant een opleverdocument gemaakt waarin staat hoe wij op de oude manier werken en wat de nieuwe manier wordt.”

Behaalde doelstellingen en resultaten

Karen geeft aan tevreden te zijn over de behaalde doelstellingen en resultaten: “Onze doelstelling was om een duidelijke workflow te hebben die makkelijk te wijzigen is. Dat is gelukt. Ik zie voordelen in gebruiksgemak, delegeren bij afwezigheid, betere logging, de moderne look & feel, een sneller archief, automatisch voorcoderen en daarom niet nadenken over naar wie de factuur gaat; de flow is vooraf bepaald!”

Advies aan andere organisaties

Karen sluit af met een advies voor andere organisaties: “Denk na over hoeveel facturen je gemiddeld ontvangt, hoeveel verschillende workflows en goedkeurders je hebt, wat de uitzonderingen zijn, welke facturen/leveranciers voor problemen in herkenning kunnen zorgen, et cetera. Als je dit al in kaart gebracht hebt, dan kun je makkelijk samen met de consultant tot de beste inrichting komen.

“Een goede inventarisatie helpt je om een demonstratie te krijgen die zoveel mogelijk op jouw wensen is toegespitst. En dat is echt een aanrader.”