Mee Amstel en Zaan

De uitdaging

De BOB (Bestelling, Ontvangsten, Betaling) cyclus moest inzichtelijker nadat er onregelmatigheden waren geconstateerd in de afhandeling van facturen en betalingen.

De oplossing

Betrokkenen worden er nu automatisch aan herinnerd dat er facturen zijn voor ondertekening. Daardoor zijn er geen onregelmatigheden meer en raken facturen niet meer zoek.

Gekoppeld aan Exact Globe. 

Gebruikte app: GO-Spend

Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.

De voordelen

• De administratie en het management worden beiden ondersteunt door GO-Spend.
• Facturen raken niet meer zoek en de doorlooptijd is drastisch ingekort.
• Als gevolg van kortere doorlooptijd heeft de administratie een enorme tijdwinst geboekt.
• De interne controle is verbeterd dankzij een audit trail en digitaal archief dat alles omtrent facturen bijhoudt en inzichtelijk maakt.

Reference case MEE Amstel en Zaan

MEE Amstel Zaan werkt voor iedereen met een functiebeperking, handicap of chronische ziekte. Het soort handicap speelt daarbij geen rol. Het werkgebied van MEE Amstel Zaan omvat de regio’s Amsterdam/Diemen, Amstelland en Meerlanden (o.a. Hoofddorp), de Zaanstreek, Purmerend en Waterland.

De aanleiding tot implementatie van GO-Spend bij MEE Amstel en Zaan was het onder controle brengen van de zogenaamde BOB Cyclus, de Bestelling, Ontvangsten Betalingscyclus.

Controller Peter Kapenga had één doelstelling, “De BOB moest inzichtelijker nadat er onregelmatigheden waren geconstateerd in de afhandeling van facturen en betalingen. Nu worden betrokkenen er automatisch aan herinnerd dat er facturen zijn die ondertekend moeten worden.”

Kapenga heeft zijn betalingsprocedure nu goed dichtgetimmerd: ‘Na de eerste contacten met WorkFlowWise hadden we vier maanden later al de knoop doorgehakt en weer twee maanden later zijn we “live” gegaan. Het pakket moest de administratie en het management ondersteunen, tijdwinst opleveren en tegelijkertijd de interne controle op het BOB-proces verbeteren’.

Een web-based programma had de voorkeur, de keuze voor GO-Spend was dan ook logisch: ‘De managers van MEE Amstel Zaan waren na een half uur training in het pakket overtuigd van de vele voordelen die digitalisering van de afhandeling van facturen met zich meebrengt’.

Sneller betalen

Het grote voordeel van de implementatie van GO-Spend is dat de rekeningen nu sneller betaald worden. Peter Kapenga legt uit hoe dat kan: “We worden nog maar zelden gebeld door verontruste leveranciers. Bovendien is de afhandeling van de facturen een stuk gemakkelijker geworden”.

“We worden er automatisch aan herinnerd dat er facturen zijn die ondertekend moeten worden. We hebben nooit meer last van zoekgeraakte facturen. De doorlooptijd van verwerking van facturen tot betaling is aanzienlijk ingekort. Bovendien heeft het onze administratie een enorme tijdwinst opgeleverd. GO-Spend kan ik dan ook iedereen aanraden”, besluit Kapenga.