Maandag®

De uitdaging

De groei van Maandag® was zowel in omzet als administratieve afhandeling duidelijk zichtbaar. De organisatie ging daarom op zoek naar een oplossing die de groei van beide ondersteunt zonder dat er extra handen voor nodig zijn.

De oplossing

De verwerking van inkoopfacturen vindt geheel plaats in GO-Spend. Momenteel wordt er nog gewerkt aan de volledige ingebruikname van extra modules, zoals Orders en Declaraties, als de implementatie van de apps op de locaties van Maandag® in het buitenland.

WorkFlowWise GO-Spend is gekoppeld aan Mysolution, dat is gebaseerd op Navision.

Gebruikte app: GO-Spend

Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.

De voordelen

• Minder papiergebruik resulteert in minder zoekgeraakte facturen
• Digitaal archief verbeterd zoekbaarheid van facturen en versimpeld audits
• Locatieonafhankelijk werken maakt het mogelijk overal facturen te beheren en bewerken
• Digitale goedkeuringsflow versimpeld audits en versnel het gehele goedkeuringsproces

Reference case van Maandag®

Maandag®, dé detacheerder voor de publieke sector in Nederland, is enorm gegroeid sinds de financiële crisis achter de rug is. Een groei die in omzet kan worden uitgedrukt, maar ook in administratieve afhandeling. Sinds 2007 is er al een groot deel gedigitaliseerd en geïntegreerd met het CRM-systeem. Dat geldt echter niet voor het factuurverwerkingsproces.

In 2015, op het moment dat Maandag® zich in de oriënterende fase bevond om de aanwas van facturen onder controle te krijgen, werden er zo’n 3.500 facturen op jaarbasis verwerkt. Dat zijn weliswaar geen hele grote hoeveelheden – Maandag® is tenslotte geen inkooporganisatie maar een dienstverlener – toch moeten deze allemaal het goedkeuringsproces door om op een juiste manier afgehandeld te worden.

Verantwoordelijk voor de selectie en implementatie van de gekozen oplossing is Ronald Bakker, Manager Finance bij Maandag®. Hij werkt er inmiddels 15 jaar en heeft de naamswijziging en enorme groei van het bedrijf in deze periode van dichtbij mogen meemaken. De groei van 500 werknemers en gedetacheerden naar meer dan 2.500 personen mag dan ook gerust een goede reden zijn voor de groeiende administratieve werkzaamheden.

Eén van de toegenomen werkzaamheden was de crediteurenadministratie. De hoeveelheid facturen die binnenkwamen en via de e-mail de organisatie in gestuurd werden maakten het geheel steeds onoverzichtelijker.

Deze facturen werden over het algemeen ook geprint voor het zetten van een handtekening en vervolgens weer gescand en als e-mail verder gestuurd. Daardoor raken soms facturen zoek en is het niet duidelijk waar een factuur zich op een bepaald moment bevind of waar de knelpunten lagen.

Op zo’n moment maakt het ook niet uit of er nou 3.500 of 20.000 facturen verwerkt moeten worden. Zolang dat niet digitaal gedaan wordt raakt het overzicht in steeds grotere mate kwijt. Daarom was het voor Maandag® het juiste moment om rond te kijken naar de meest geschikte oplossing.

Sinds Maandag® met WorkFlowWise GO-Spend werkt zijn veel knelpunten geminimaliseerd. Een paperless office wordt niet geambieerd, omdat het soms gewoon wel fijn is om iets op papier te hebben om wat voor reden dan ook. Daarentegen verloopt het gehele goedkeuringsproces nu via GO-Spend, waardoor het altijd duidelijk is wie wat en wanneer gedaan heeft bij iedere factuur.

Maandag® heeft meerdere locaties binnen Nederland en dankzij de locatie-onafhankelijke cloud applicatie is het hele crediteurenproces transparanter geworden voor het hoofdkantoor. De vestigingsdirecties krijgen ook facturen aangeboden ter accordering en dan komt die locatie-onafhankelijkheid van GO-Spend goed van pas.

Na een wat hobbelig begin van het project, die gekenmerkt werd door niet-gelieerde verwachtingen, is sinds de ingebruikname van GO-Spend de tevredenheid bij Maandag® dusdanig dat uitbreiding van modules en regio’s op de roadmap staan.

Uiteindelijk is het de bedoeling dat iedereen die op de loonlijst staat bij Maandag®, dat is inclusief alle gedetacheerden, gebruik gaan maken van de Declaratiemodule binnen GO-Spend. Dat stelt ze in staat om locatieonafhankelijk en vanaf de mobiele telefoon declaraties in te dienen door de bonnetjes te fotograferen. Dat scheelt tijd, zoekgeraakte bonnetje en maakt het voor zowel de werknemer als werkgever transparant wat op ieder moment van de dag de status van een declaratie is.

De Toekomst

Maandag® is het merk in Nederland. In België en Duitsland staat het bedrijf bekend als Whoohoo. Daar wordt gericht op de private sector. In de nabije toekomst zal Maandag® zich daar ook vestigen met de focus op de publieke sectoren. En ook daar zullen de administratieve voordelen van GO-Spend ingezet worden. En met de schaalbaarheid van cloud applicaties als extra voordeel zijn het geen grootse projecten, maar uitbreidingen van de bekende oplossingen.