Indupay

De uitdaging

Van oorsprong komt Indupay voort uit Inbak, onze inkooporganisatie voor de foodindustrie. Met Inbak kopen wij voor onze klanten in bij grondstofleveranciers of leveranciers van verpakkingen. Omdat we dit voor een groot aantal klanten doen kunnen we voordelige afspraken maken. In de loop der jaren zagen we echter dat we ook waarde toe zouden kunnen voegen als we onze klanten hielpen met het administratief afhandelen van de inkoop. Vanuit die behoefte is Indupay ontstaan. 

Om dit idee te realiseren hadden we echter een stuk software nodig dat dit concept ondersteunde. 

De oplossing

Door workflow automatisering op maat is inkoop organisatie Inbak in staat geweest om een derde business unit op te starten; Indupay. En daarmee een ondernemersidee te realiseren. 

FLEX combineert jouw business know-how met onze expertise van slimme workflow automatisering. Wij leveren snel en kosteneffectief en borgen dat alle betrokkenen worden meegenomen; van interne gebruikers tot klanten en leveranciers. Uit te breiden en aan te passen waar nodig.

De voordelen

Supply-chain financiering in Nederland

Wat doet Indupay precies?

Met Indupay doen we eigenlijk drie dingen: we digitaliseren de facturenstroom die onze klanten ontvangen vanuit de contracten die wij sluiten door de verschillende factuurformaten te converteren tot één format: de UBL-norm. Het voordeel daarvan is dat je geen overvolle mailbox met facturen meer hebt, maar in één overzicht kan zien of wat de stand van zaken is.

Ten tweede, matchen we de factuur met de inkooporder en ontvangst. Van de inkooporder en ontvangst wordt een ‘theoretische factuur’ gemaakt, een factuur die van tevoren al is gecheckt met de inkoopvoorwaarden uit het afgesloten contract. Denk aan volumeprijzen, vervoerskosten of andere toeslagen. Dit ligt vast in ons inkoopsysteem IDIL. Met de software van WorkFlowWise wordt de inkooporder uit het ERP-systeem van de klant automatisch vergeleken met de contractvoorwaarden uit ons inkoopsysteem. Als de inkooporder in het ERP-systeem van de klant niet conform het contract is aangemaakt wordt dit gesignaleerd door de Indupay oplossing, en kan de inkooporder nog worden aangepast naar de juiste contract afspraken voordat de factuur wordt ontvangen. Daardoor ontstaat inzicht in wat er uitgegeven gaat worden, handig voor bijvoorbeeld de actuele budgetstatus. Als de werkelijke factuur is ontvangen, wordt deze vergeleken met de theoretische factuur. Het voordeel daarvan: alleen nog maar in actie komen als er een mismatch is. De rest wordt automatisch verwerkt. Voorkomt, tijd, geld en fouten bij interne controle.

Het derde wat we doen is voorschotten doen op de te betalen facturen. Als afnemer betekent dat: kiezen voor een betalingstermijn die jou het beste uitkomt. Zo bepaalt onze klant hoe het werkkapitaal op de beste manier ingezet kan worden. Wat hierin wel heel belangrijk is dat we alleen facturen betalen die kloppen met de contractafspraken en voor goederen die daadwerkelijk zijn besteld en ontvangen. Hierin voorziet de Indupay-oplossing die WorkFlowWise heeft gerealiseerd. De factuur die digitaal binnenkomt wordt vergeleken met de inkooporder, de ontvangst en de contractcondities, zodat we alleen correcte facturen betalen.

Hoe ondersteunt de software van WorkFlowWise dit proces?

In feite is de rol van het applicatieplatform (CORE - red) van WorkFlowWise in het hele proces verweven. Het digitaliseren van de facturenstroom, het koppelen met ons inkoopsysteem IDIL en het ERP- of financieel systeem van onze klanten, het matchen van order en ontvangst. Dat is allemaal door het applicatieplatform. Het lijmt als het ware verschillende processen aan elkaar.

Waarom een samenwerking met WorkFlowWise?

Eigenlijk om twee redenen. Het eerste is ondernemerschap. Net als bij ons bestaat WorkFlowWise uit echte ondernemers. De tweede reden is omdat WorkFlowWise meer kan dan wie dan ook. Er zijn tig bedrijven die hetzelfde kunnen als WorkFlowWise, maar wat WorkFlowWise goed kan is de driehoeksverhouding realiseren tussen ons, onze klant en hun leveranciers. De koppelingen tussen verschillende systemen is erg complex en vraagt om een flinke expertise. WorkFlowWise had die expertise en was daarom de juiste partner. Technologie en expertise waren belangrijke voorwaarden.

Nog een paar afsluitende woorden?

Je weet dat je iets unieks in handen hebt. Nu is het de kunst om dat samen uit te nutten en te overtuigen naar de markt wat het belang hierachter zit. Dat is meer dus in die ketenintegratie en in oplossingen denken om te zorgen dat je dus door het samenbrengen van partijen een totaaloplossing kan bieden. Dat is waar we samen met WorkFlowWise naar willen streven. Ik heb het volste vertrouwen dat dit gaat lukken