Hilton Food Group

De uitdaging

Handmatig verwerken van 500 facturen wekelijks resulteerde in een berg papier, inefficiënte workflows en dubbel werk voor de administratie.

De oplossing

Het hele proces is nu geautomatiseerd en papierloos. OCR-technologie resulteert in een snellere verwerking van facturen met een veel lagere foutmarge.

Gebruikte app: GO-Spend

Krijg grip en controle op de bedrijfsuitgaven met GO-Spend. De purchase-to-pay applicatie voor financieel en inkoop professionals.

De voordelen

• Handmatig werk is sterk gelimiteerd en facturen raken nooit meer zoek.
• Matchen van orders en facturen is geautomatiseerd met OCR-technologie.
• Administratie met GO-Spend is papierloos omdat het hele proces nu digitaal is.
• Een eenvoudig te gebruiken systeem voor technische en niet-technische medewerkers.

Reference case Hilton Food Group

 Hilton Meats Zaandam, onderdeel van Hilton Food Group Plc. (HFG.L), verwerkt sinds 2013 de inkomende facturen met GO-Spend. Hilton Meats Zaandam levert aan en verpakt vers vlees voor supermarkten. In de fabriek in Zaandam werken ongeveer 600 mensen waarvan 30 actieve gebruikers van GO-Spend.

Michael Watson, Hoofd Financiële Administratie bij Hilton Meats Zaandam vertelt met enthousiasme over zijn ervaringen met het gebruik van de software en de projectmatige aanpak van GO-Spend.

Wij waren meer een printshop dan een afdeling financiële administratie

Watson vertelt: “Wij verwerken wekelijks 500 inkoopfacturen; 300 kostenfacturen en 200 goederenfacturen. Wij ontvingen al veel facturen digitaal als PDF via de e-mail. Vóór het gebruik van GO-Spend moesten alle facturen uitgeprint worden. Met zulke grote aantallen voelden wij ons meer een printshop dan een afdeling financiële administratie.”

Bij binnenkomst werden de facturen gesorteerd naar soort en voorzien van een coderingsbriefje met daarop de codering geschreven. Daarna moesten de factuurgegevens worden overgetypt in SAP. Voor de goederenfacturen bestond dit proces uit een extra stap, namelijk het semi-automatisch matchen met de inkooporder in SAP.

Na het boeken van de facturen in SAP werd de factuur in postvakken gelegd ter goedkeuring door de juiste medewerker/manager.

Watson: “Het papieren proces was inefficiënt vanwege de vele handmatige handelingen en dubbel invoerwerk, namelijk coderen en boeken in SAP.

Sommige facturen moesten langs vier medewerkers/managers en raakten daarbij nog weleens zoek, ook was het op de administratie regelmatig onduidelijk bij wie een factuur lag ter goedkeuring en waarom. In die gevallen waren we weer bij af met het uitprinten van dezelfde factuur”.

Efficiënte factuurverwerking met GO-Spend

Door GO-Spend is het papierwerk en zijn de onnodige handelingen geëlimineerd, facturen raken niet meer kwijt en er is optimaal inzicht in de status van een factuur.

Hilton Meats Zaandam verwerkt facturen met een grote hoeveelheid aan factuurregels. Om het coderen en controleren van deze facturen efficiënter te laten verlopen wordt gebruik gemaakt van OCR technologie.

Inkomende facturen worden gescand, waarbij gegevens op kop- en regelniveau worden afgelezen. De controle van de factuur met de order en ontvangst wordt vervolgens automatisch gedaan door GO-Spend.

Het systeem constateert automatisch of er afwijkingen zijn in prijs, aantal of bijkomende kosten. Deze afwijkingen worden rondgestuurd voor autorisatie, facturen die volledig matchen worden direct geboekt in SAP.

Watson: “Meer dan 80% van de facturen worden direct goed gelezen en gecontroleerd door de OCR. Daarnaast geldt dat hoe beter de scanner, des te beter de kwaliteit van de regelherkenning”. Na het inboeken wordt de factuur direct geregistreerd in SAP en via GO-Spend doorgestuurd naar de juiste medewerkers voor goedkeuring.

Nadat de factuur door iedereen is goedgekeurd, wordt de factuur vrijgegeven voor betaling in SAP. “GO-Spend is zowel voor de technische medewerkers als de goedkeurende medewerkers een gemakkelijk te gebruiken systeem”, aldus Watson.

Schets de juiste verwachting in de gehele organisatie bij automatiseren

De adoptie van een nieuwe manier van werken is cruciaal voor het succesvol implementeren van een IT systeem, want er wordt een beroep gedaan op de ICT vaardigheden van boekhoudkundige medewerkers.

“De meest tevreden gebruikers, zijn de gebruikers die de meeste waarde zien in het efficiënter afhandelen van inkomende facturen. Wij hebben managers die nu onderweg naar andere vestigingen facturen kunnen goedkeuren mits zij een internetverbinding hebben. Tevens zijn de medewerkers die coderen blij met minder printwerk en geen dubbel invoerwerk,” legt Watson uit.

Watson adviseert om goed na te denken over het huidige proces, hoe je dit proces wilt gaan automatiseren en waarom. “Het systeem is aan het einde van de dag net zo slim als de mensen die het moeten gebruiken,” zegt Watson lachend.

De implementatie bij Hilton Meats Zaandam was een blauwdruk van de werkwijze voor alle 5 de Europese landen waar Hilton Meats actief is. GO-Spend wordt momenteel gebruikt op de vestigingen in Polen, Zweden, Denemarken en Ierland.