Sector
Travel
Contact
Eugene La Haye
Financial Director
FTE
400+ fte
De uitdaging
“De groei van Corendon Travel dwong ons na te denken over een efficiëntieslag in onze administratieprocessen”, vertelt La Haye. Waar het bedrijf in het afgelopen jaar nog 610.000 passagiers vervoerde, zullen dat er komend jaar maar liefst 735.000 zijn. De groei kenmerkte zich bovendien door de uitbreiding van kantoorlocaties. Facturen kwamen dus op verschillende plekken binnen, zowel via post als via mail, en raakten vervolgens snel zoek of werden vergeten.
De oplossing
Sinds Corendon International Travel B.V. de factuurverwerking van WorkFlowWise GO-Spend heeft geïmplementeerd, kan op de financiële afdeling een stuk efficiënter worden gewerkt. Facturen die binnenkomen worden nu direct gecodeerd, volledig ingeschoten in AFAS en daar na akkoord van de verantwoordelijke afdeling vrijgegeven voor betaling.
“Het grote voordeel van het digitaal opslaan van facturen en het loggen van activiteiten, is dat we nu continu grip hebben op onze verplichtingenadministratie – of een factuur nu wel of niet reeds goedgekeurd is. Bovendien kan in GO-Spend precies worden nagegaan naar wie een factuur is gegaan en bij welke stap in het autorisatieproces we zitten.”
De voordelen
- Facturen worden automatisch gecodeerd;
- Facturen worden volledig ingeschoten in AFAS;
- Na goedkeuring in AFAS wordt de betaling automatisch vrijgegeven in WorkFlowWise;
- Weet waar in het autorisatieproces een factuur zit;
- Binnen een paar weken waren de voordelen zichtbaar en begon het personeel de meerwaarde van de transitie ook in te zien;
- Als een leverancier belt, hoeft nooit meer een stapel papier te hoeven doorgeploegd of een factuur nog eens te worden opgevraagd.
Corendon Travel & WorkFlowWise: "Een win-win situatie"
“De groei van Corendon Travel dwong ons na te denken over een efficiëntieslag in onze administratieprocessen”, vertelt La Haye. Waar het bedrijf in het afgelopen jaar nog 610.000 passagiers vervoerde, zullen dat er komend jaar maar liefst 735.000 zijn. De groei kenmerkte zich bovendien door de uitbreiding van kantoorlocaties. Facturen kwamen dus op verschillende plekken binnen, zowel via post als via mail, en raakten vervolgens snel zoek of werden vergeten.
Onderaan de stapel
La Haye: “Ervaring leert dat een postpakketje met facturen algauw op een grote stapel belandt op het bureau van degene die verantwoordelijk is voor de autorisatie. Pas als er een aanmaning binnenkomt worden facturen weer opgezocht, maar vaak blijkt dan weer dat het pakketje is zoekgeraakt en moet er een kopie van de betreffende factuur worden opgevraagd. Dat levert onnodig extra werk en irritaties op.”
Grip op de administratie
Sinds het factuurverwerkingsproces is geautomatiseerd met de functionaliteiten van GO-Spend, is dit verleden tijd. Facturen die binnenkomen worden nu direct gecodeerd, volledig ingeschoten in AFAS en daar na akkoord van de verantwoordelijke afdeling vrijgegeven voor betaling. “Het grote voordeel van het digitaal opslaan van facturen en het loggen van activiteiten, is dat we nu continu grip hebben op onze verplichtingenadministratie – of een factuur nu wel of niet reeds goedgekeurd is. Bovendien kan in GO-Spend precies worden nagegaan naar wie een factuur is gegaan en bij welke stap in het autorisatieproces we zitten.”
Soepele communicatie
Die volledige controle is voor Corendon Travel een verademing. Binnen een paar weken waren de voordelen zichtbaar en begon het personeel de meerwaarde van de transitie ook in te zien. Als een leverancier belt, hoeft nooit meer een stapel papier te hoeven doorgeploegd of een factuur nog eens te worden opgevraagd. “Zeker na de overgang van Silverlight naar HTML5 waren veel medewerkers overtuigd. Het accorderen kon voorheen per factuur soms wel lang duren, maar de snelheid is nu helemaal terug.”
Uitbreiding flows
Corendon Travel en WorkFlowWise zijn nu aan het onderzoeken of ook andere accorderingsprocessen, zoals inkooporders en betaallijsten van de cliëntenservice, kunnen worden geautomatiseerd met WorkFlowWise. “Nu de groei van het bedrijf evenredig loopt aan de groei van administratiemogelijkheden, levert dat ons duidelijk schaalvoordeel op. Ondanks de grote toename van het aantal passagiers dat we vervoeren, hebben we maar één man meer nodig op de administratie. Een win-win-situatie, wat ons betreft.”
